Manajemen Suplai Obat

MANAJEMEN SUPLAI OBAT

PENGADAAN OBAT

Tujuan : Menjamin ketersediaan obat dengan kualitas standar, dalam jumlah yang tepat, dan dengan biaya seminimal mungkin.

Metoda : Obat yang diadakan dapat dibeli atau diperoleh dari donasi.

Siklus umum pengadaan obat

• Review seleksi obat

• Menentukan jumlah obat yang diperlukan

• Menyesuaikan kebutuhan & dana

• Memilih metode pengadaan

• Identifikasi dan memilih suppliers

• Specify contract term

• Monitor status pesanan

• Menerima dan mencek kebenaran produk

§ Pembayaran

Cara pengadaan obat yang baik

§ Pengadaan dengan nama generik (= obat dengan nama INN), obat yang masa patenya telah habis, harganya murah karena sebelumnya di monopoli (hak paten)

§ Membatasi pengadaan obat daftar obat esensial, formularium

§ Pengadaan dalam bulk

§ Kualifikasi supplier secara formal & monitoring

§ Pengadaan kompetitif

§ Komitment kepada supplier pemenang

§ Jumlah pesanan berdasarkan perkiraan kebutuhan yang reliable

§ Reliable payment & manajemen keuangan baik

§ Prosedur transparan & tertulis

§ Separation of key function : siklus pengelolaan dengan orangyang lebih dari satu sehingga pengawasan cukup banyak.

§ Program QA

§ Annual audit, hasil dipublikasi

§ Laporan secara teratur mengenai kinerja pengadaan

Metode Pengadaan Obat

• Open Tender

• Restricted Tender : selective tender, tawaran tertutup proses prekualifikasi secara formal

• Competitive Negotiation

• Direct procurement

Strategi Pengadaan Obat

§ Harus mengurangi ketidak pastian atas jaminan mutu selama pengiriman, atas ketepatan wkt pengiriman, pembayaran

§ Strategi yg paling sering dipakai adl

Ø Blind confidence ( direct purchasing) à Pembelian berdasarkan katalog pada faktur, Prinsip : Pembeli percaya kepada produsen

Keuntungan : Fleksibel, cepat, biaya transaksi rendah

Kerugian : Penyalahgunaan oleh supplier

Ø Systematic distrust àDapat menerapkan tender atau transaksi mutual agreement

Prinsip : pembeli tidak percaya kepada produsen atau supplier Reputasi supplier tidak menjadi bahan pertimbangan, Dasar pembelian utamanya harga murah & tersedia pada saat dibutuhkan

Kerugian : biaya transaksi tinggi; kualitas tidak memenuhi syarat

Ø Cooperationà Tender & kontrak dengan mutual agreement

Prinsip : pembeli memiliki kepercayaan terbatas terhadap produsen & verifikasi bahwa mereka tidak menyalahgunakan kepercayaan ini, Supplier dipilih yang mempunyai reputasi baik

Keuntungan : pembeli tidak perlu mencek terus menerus harga termurah

Organisasi & Struktur Pengadaan Obat

1.Sentralisasi atau desentralisasi

Keuntungan sistem sentralisasi

· dapat dengan pooled procurement yg dapat lebih efisien ( biaya pembelian, keahlian, sistem kontrol administrasi fs manajemen)

· terutama bila dipakai strategi systematic ditrust atau cooperation

· membuka peluang utk networking intern.

2.Monopoli atau kompetisi

· Walau sistem sentralisasi memiliki banyak keuntungan, ttp timbul isu monopoli (monopoli geografis, monopoli sektoral dll)

· Secara teoritis sistem monopoli seharusnya memberikan penghematan karena unit cost-nya lbh kecil.

· Namun sering justru menjadi tdk efisien bila disalah-gunakan.

3.Monopoli & skala ekonomik

4.Monopoli & tingkah laku strategik

5.Pemerintah atau swasta

• Kedua sistem dapat dilaksanakan bersamaan

- Harus menetapkan spesifikasi

- Dilaksanakan oleh organisasi yg dapat diandalkan (mis : dapat dikontrol memiliki kepentingan utk masyarakat)

• Kelemahan sektor swasta adl kurang mengutamakan kepentingan sosial dan masy.

Kuantifikasi Pengadaan Obat

• Konsumsi yang lalu : utk perencanaan berdsrkan konsumsi yg lalu di+ revisi -> tergantung pada demand prescriber dan konsumen

• Kebutuhan nyata berdsrkan data morbiditas (all population dan selected) -> memiliki kekuatan dan limitasi

• Jangka waktu pengobatan : a.L frekuensi penyakit dikalikan dengan jangka waktu pengobatan sesuai standar pengobatan

Proses Pengadaan Obat Effektif

§ Mengadakan obat yang tepat & jumlah yang tepat

§ Harga pembelian serendah mungkin

§ Memenuhi standar kualitas

§ Pengiriman tepat waktu à shortage & stockout

§ Supplier dipercaya : service & kualitas

§ Menyusun jadwal pembelian, jumlah pesanan, safety stock level à lowest total cost

Faktor Penting Dalam Pengadaan Obat (Kesimpulan)

ü Metoda kalkulasi (konsumsi/morbiditas) dipilih sesuai tujuan

ü Pengadaan terpusat lebih cost benefit dan tidak berarti monopoli

ü Pengawasan terhadap proses pengadaan perlu terpadu

Prinsip Manajemen Suplai Obat Dalam Kondisi EMERGENCY (1)

• Kuantifikasi obat dapat dilakukan berdsrkan pola morbiditas dan jangka waktu pengobatan sebagai inisiasi manajemen.

• Seleksi harus terdiri dari basic units dan suplementary unit , misalnya 1 basic unit adl kebutuhan obat dasar utk 1000 org selama 3 bulan, sedang 1 suplementary unit adl kebutuhan diluar basic unit utk mendukung 10 paket basic unit

Prinsip manajemen suplai obat dalam kondisi EMERGENCY (2)

• Apabila obat merupakan donasi harus mengikuti Pedoman Donasi obat WHO, dan negara penerima donasi

• Harus dilakukan jaminan mutu pada waktu penerimaan, penyimpanan dan distribusi obat sesuai prinsip manajemen sulai obat

Yang harus diperhatikan adalah obat yg tidak diperlukan (mis: pada donasi) dan obat yg rusak/ED